A quoi sert un cahier des charges ? Comment l’établir ?

Un cahier des charges est un document contractuel. Il est réalisé en effectuant une étude préalable de l’activité du client. Celui-ci doit être scrupuleusement respecté lors de chaque projet. Il décrit précisément les tâches que doit réaliser le prestataire de services et les éléments nécessaires à cette réalisation (Le contenu, la charte graphique, l’arborescence, le design...).

Il va guider la demande du client et fera gagner du temps aux différents intervenants.

Dans certains domaines ou dans certains cas, le non-respect de celui-ci peut entraîner des pénalités. Dans notre domaine d’activité (communication / graphisme), le cahier de charges a une grande utilité pour les deux parties du projet:

• Le graphiste peut officialiser sa relation avec son client. Cela lui permet de comprendre le projet et de prendre connaissance de ses attentes. Tout au long du projet, il servira de référence et permettra de fournir le résultat espéré par le client. Une fois celui-ci entièrement établi, le graphiste peut envoyer son devis.
• Le client peut lister tous les points essentiels pour mener à bien le projet. Il peut également faire le point sur ses besoins. En faisant ça, il sera assuré que le graphiste a bien compris tous les points clés et l’enjeu de cette mission. Le graphiste aura toutes les cartes en main pour créer le support de communication du client.

Ce cahier des charges est une pièce de référence dans le contrat. Grâce à lui, les deux parties sont protégées d’un éventuel problème:

• Le client est assuré que le travail réalisé sera conforme à ses attentes.
• Le prestataire est assuré de pouvoir réaliser le travail sans subir de remarques au fur et à mesure du projet.

Sauf en cas de requête acceptée par les deux parties, le cahier des charges ne peut être modifié.

Connaître son client

Avant d’établir un cahier de charges, prenez le temps de discuter avec votre client et de vous connaître. Organisez une rencontre où vous pourrez prendre des informations sur l’entreprise. Cela peut se faire via visioconférence, ou autour d’une tasse de café. Il est important de se documenter sur le secteur. Cela permet d’appréhender les partenaires et concurrents. Vous pourrez ainsi voir ce qu’ils proposent en matière de communication, et vous en écarter ! Vous pourrez alors aider votre client à s’en différencier. Se renseigner sur les produits ou services de l’entreprise vous aidera également à dénicher de bonnes idées.

Pour pouvoir créer le cahier des charges, vous devez aussi connaître le budget du client. C’est ce qui déterminera le contenu du projet graphique.

Parlez ensuite de vos idées. Comment voyez-vous le projet de votre client? Expliquez-lui votre vision du design graphique. Le client est roi et décide du design final, mais vous êtes l’expert. Vous connaissez votre métier mieux que quiconque, vos conseils ne peuvent qu’être bons à prendre.

Chaque cahier des charges est différent. Il n’existe pas de format prédéfini. Il est cependant important qu’il soit cohérent selon le projet. Il doit-être compréhensible par les deux parties. En voici un exemple pour la création d’un site internet.

Le projet

Posez des questions sur le projet du client. En quoi consiste-t-il? Pour qui et pourquoi créez-vous un site web?

Les objectifs

Vous devez absolument connaître l’objectif du client. Est-ce que son site doit lui apporter de la visibilité? Est-ce qu’il doit lui permettre de vendre, d’informer? Que doit absolument apporter ce projet à notre client?

Public

Pour créer un support de communication efficace, vous devez savoir à qui vous adresser. Pour un maximum de pertinence, il est nécessaire de détailler au maximum le public cible. Cela peut contenir le sexe, l’âge, la zone géographique, les centres d’intérêts… Dans notre jargon nous parlons de personae.

Contenus

Voyez avec votre client les contenus à intégrer au site. Plus il y en aura, plus le site sera conséquent.

• Une présentation de l’entreprise
• Un outil de recherche sur le site
• Un formulaire d’inscription ou de contact
• Une rubrique avec les actualités
• Une autre avec d'éventuelles réalisations ou articles pertinents…

N’hésitez pas à proposer des solutions à votre client.

Charte graphique

Votre client a-t-il une charte graphique ? Le site doit-être en lien avec celle-ci. Quelles sont les couleurs, polices d’écritures et autres à utiliser ? S'il n'en a pas, basez-vous sur son identité visuelle ou son logo.

Design

Faites des propositions de design à votre client. Il fera ses éventuelles remarques, jusqu’à validation des designs. Une fois ces designs validés, fournissez-les au web developer. Il pourra alors se charger de les intégrer au site.

Arborescence du site

Il s’agit de la structure de votre projet. Vous pouvez le présenter sous forme de schéma, surtout lorsqu’il s’agit d’un site conséquent. Il vous permet d’en présenter les grandes sections.

Le site peut contenir une partie publique, ainsi qu’une partie privée. La partie publique comprend tous les contenus visibles par l’ensemble des visiteurs. La partie privée est accessible uniquement au personnel du client. Pour y accéder, une inscription préalable est nécessaire.

Description fonctionnelle

Que comportera le site? Moteur de recherche, formulaire d’inscription, inscription newsletter, boutique en ligne...

Contraintes techniques

Listez toutes les contraintes possibles à la création du site web. Est-ce qu’il sera bien adapté à l’utilisation mobile? Est-il compatible avec tous les navigateurs web?

Prestations attendues

Quels services sont requis pour la création de ce site web? Vous pourrez travailler sur le développement du site, son référencement naturel (SEO) et/ou le référencement payant (SEA)...

Planning

Quand est prévue la livraison du site définitif? Il est essentiel de s’en tenir à la date limite fixée dans le cahier des charges. Le respect des deadlines est une qualité que chaque indépendant se doit d’avoir.

Suivi

Comment allez-vous communiquer pour collaborer durant ce projet? A quelle fréquence? Quelles sont les choses à respecter durant cette collaboration? Il est essentiel d’échanger en cours de travail pour mettre les choses au point. Au plus vous communiquerez, au mieux la collaboration se déroulera.

Une fois ce cahier des charges établi, vous pourrez vous mettre au travail. Il vous aidera à fournir un travail complet et de qualité. Suivez-le scrupuleusement, n’oubliez pas qu’il s’agit d’un contrat.

Vous l’aurez compris. Lorsque vous réalisez un projet d’une grande ampleur, le cahier des charges est essentiel. Il permet aux deux parties d’être rassurées. Le prestataire de services sait pertinemment ce qu’il doit effectuer. Prendre le temps de l’établir vous offrira un gain de temps considérable.